경기도교육정보기록원(원장 이용구)은 업무관리시스템에서 유통파일 저장 방식의 개선으로, 디스크 증설 비용의 절감이 기대된다.

교육정보기록원은 지난해 3월부터 약 10개월간 업무관리시스템의 문서 처리 과정을 분석하여, ‘매주 수요일 공문 없는 날’ 운영으로 문서 생산량은 감소하였음에도 불구하고 저장 용량이 증가하는 이유를 알아냈다.

지방자치단체와 대학교, 공사·공단 등 외부기관에서 발송하는 문서는 행정자치부의 정부전자문서유통지원센터를 거쳐 업무관리시스템으로 수신된다. 이 경우 외부기관의 유통파일과 업무관리시스템에 맞게 변환된 문서파일이 시스템에 함께 저장된다는 것을 전국 시도교육청 중 최초로 밝혀낸 것이다.

교육정보기록원은 한국교육학술정보원과 협력하여 올해 3월, 외부기관 문서의 접수가 완료되면 유통파일은 삭제되도록 저장방식을 개선하였으며, 전국 시도교육청의 업무관리시스템에 적용하였다.

이러한 시스템 개선으로 교육정보기록원은 매년 연간 3TB 정도의 공간을 절약할 수 있을 것으로 예상된다.

게다가 2011년 업무관리시스템 개통 이후 지난 4년간 누적된 외부기관의 유통파일을 삭제하여 11TB를 확보했다. 이는 경기도교육청이 1년 동안 문서를 저장할 수 있는 용량으로, 디스크 증설 비용 약 2억원이 절약된다.