행정의 본질은 시민의 삶을 이롭게 하는 데 있다. 하지만 공직사회에서는 정책의 실행보다 이를 포장하기 위한 ‘보고용 문서’ 작성과 수직적인 의사결정 구조에 지나치게 많은 에너지를 소비한다는 지적이 늘 존재해 왔다. 행정 내부의 체질을 바꾸지 않고서는 급변하는 지방자치 시대에 시민이 진정으로 체감할 수 있는 정책을 펼치기가 점점 어려워지고 있다. 

이러한 문제의식 속에서 양주시는 민선 9기 출범과 함께 ‘시민주권 대전환, 경기북부 중심 양주’라는 비전을 내걸고 대대적인 행정 방식 개선에 나섰다. 핵심은 공직사회 내부에 깊게 박혀 있던 형식주의와 불필요한 규제를 타파하고, 실질적인 협업과 소통이 가능한 ‘효율 중심의 시스템’을 구축하는 것이다.

정치적 구호나 일시적인 보여주기식 이벤트에 머물지 않고, 회의 체계부터 수평적 조직문화에 이르기까지 공직 체질 자체를 근본적으로 혁신하고 있는 양주시의 행정 변화를 짚어본다.

■ 변화의 첫 걸음, 회의 문화의 대전환
민선 9기 양주시가 출범과 동시에 시정을 이끄는 양대 축인 의사결정 회의 체계를 전면 개편하며 과감한 행정 혁신의 신호탄을 쏘아 올렸다. 핵심 골자는 ‘실국소장 회의’와 ‘전체 간부회의’의 실용적인 운영이다. 

시는 기존에 월 2회로 운영했던 전체 간부회의를 월 1회로, 매주 목요일 시장, 부시장 교대 주재로 운영했던 티타임을 실국소장들이 모여 주요 현안을 토론하는 ‘실국소장 회의’로 개편했다. 

이번 개편의 핵심은 형식적이고 관례적이었던 기존의 회의 운영 방식을 과감히 깨뜨리고, 실용적이고 합리적인 운영으로 빠른 문제 해결책을 도출할 수 있도록 하는 것이다. 

■ 전체 간부회의의 진화, 실무 중심의 ‘문제해결형 토론 회의’
기존의 전체 간부회의는 각 부서의 현안사항을 취합한 후, 부서장 중심의 요약·나열식 보고가 주를 이루었고, 지시사항의 전달로 부서간 긴밀한 협업이나 심도있고 생산적인 논의와 토론이 부족했다. 또한 직원들도 매주 반복되는 자료 취합으로 행정력이 낭비되며 회의 피로도도 증가됐었다. 이는 실질적인 시정 발전 대안을 도출하기 어렵고, 부서 간 유기적인 협조를 가로막는 걸림돌로 작용했다.

이에 양주시는 월 2회 개최되던 전체 간부회의를 월 1회로 축소하는 대신, 회의의 밀도를 대폭 높여 ‘문제해결형 토론 회의’로 전면 전환했다.

단순 실적 나열을 지양하고, 시급한 해결이 필요한 핵심 과제나 부서 간 협업이 필수적인 난제들을 중심 안건으로 선정한다. 간부들의 아이디어 제안과 토론 시간을 보장해 자유로운 의견 공유를 통한 즉각적인 대안을 도출할 수 있도록 운영할 방침이다. 

이처럼 전체 간부회의가 보고 중심에서 ‘토론과 해결’ 중심으로 진화하면서, 시정 현안에 대한 부서 간 유기적인 협업 시스템도 한층 견고해지고 있다. 이러한 실무 중심의 협동 행정은 기존의 형식주의 문화가 공고히 자리 잡고 있던 공직사회에 변화의 바람을 일으키고 있다.

■ 효율적인 행정 다이어트, ‘보고서 없는 회의’ 도입
공직 사회의 해묵은 고질병 중 하나는 바로 과도한 ‘보고서 작성 업무’였다. 정작 중요한 정책 기획과 현장 행정보다 보고서의 자구 수정이나 형식을 예쁘게 꾸미는 데 아까운 행정력이 낭비된다는 비판이 끊이지 않았다. 양주시는 이 같은 비효율적 관행을 과감하게 도려냈다.

실국소별로 주요 현안을 보고할 때는 장황한 서술형 문서를 전면 금지하고, 핵심 내용만 직관적으로 정리한 1장짜리 요약 자료만을 공유하도록 의무화했다. 

또한 복잡한 설명이 필요한 안건의 경우 데이터의 추이나 핵심 요점을 한눈에 파악할 수 있는 그래프 등의 시각 자료를 적극 활용하도록 유도했다. 

이처럼 ‘보고서 없는 회의’ 체계는 직원들에게 불필요한 야근과 문서 수렁에서 벗어나 본연의 현장 행정과 정책 실행에 더욱 몰두할 수 있도록 돕는 실질적인 행정 다이어트 환경을 조성해 준다. 이는 결국 양주 시민들에게 보다 신속하고 질 높은 행정 서비스가 제공되는 든든한 밑거름이 되고 있다. 

■ 부서 간 벽 허물기… ‘칸막이 행정’ 타파
현대사회가 복잡하고 다변화될수록 행정도 단일 부서의 힘만으로는 해결하기 어려운 복합적 민원과 융합형 과제들이 많아진다. 하지만 공직사회에 깊게 자리 잡은 소관 업무 중심의 ‘칸막이 행정’은 부서 간 소통을 가로막는 걸림돌로 작용해왔다. 

양주시는 이를 극복하기 위해 회의에서 ‘부서 간 벽 허물기’ 체계를 도입했다. 실국소장들은 자신의 담당 부서 업무가 아니더라도 시정 전체의 발전을 도모할 수 있는 창의적인 아이디어가 있다면 어떤 안건에 대해서든 자유롭게 의견을 보탤 수 있다. 

또한 부서 간 이견이 있는 조정 과제를 탁상공론이 아닌 테이블 위에서 실시간으로 조율하고 합의해 업무를 서로 미루는 ‘행정 핑퐁’ 현상을 방지하고자 한다.

이처럼 소관 업무에만 매몰되지 않고 시정 전체를 아우르는 통합적 시각을 공유함에 따라, 복잡한 현안을 해결하는 속도가 한층 빨라질 것으로 기대를 모으고 있다.

■ 말로 끝나지 않는 책임 행정, 철저한 사후관리 
아무리 좋은 아이디어와 대안이 회의에서 나오더라도, 실제 실행으로 이어지지 않으면 ‘말 잔치’에 불과하다. 

양주시는 회의의 실효성을 극대화하기 위해 빈틈없는 사후관리 시스템도 구축한다. 한 번 결정된 과제가 실행 부서에서 유야무야되지 않도록 진행 상황을 주기적으로 점검하고 독려해, 회의의 결론이 시민들이 체감할 수 있는 실질적인 정책 성과물로 완성되도록 할 예정이다. 

이 같은 사후관리 시스템은 회의의 품격을 높이는 동시에 공직사회 내부에 ‘끝까지 책임지는 일 처리 문화’를 정착시키는 결정적인 역할이 될 것이다. 

■ 투명한 행정의 완성, ‘주요 업무회의 생중계’ 도입
음식의 위생과 조리 과정을 숨김없이 보여주는 ‘개방형 주방’이 손님의 두터운 신뢰를 얻듯, 행정 역시 정책이 결정되는 과정을 투명하게 공개할 때 공직 내외부의 진정한 신뢰와 동력이 형성된다. 

이에 양주시는 닫힌 회의실 문턱을 낮추고, 시정의 주요 현안을 다루는 업무회의 과정을 청내 방송과 온라인 시스템으로 실시간 생중계하는 열린 행정을 선보일 예정이다. 

그동안 직원들과 시민들은 주요 정책이 어떤 맥락과 토론을 거쳐 결정되는지 단편적인 결과물로만 접해야 했다. 하지만 회의 과정을 있는 그대로 공개함으로써 시정의 투명성과 알권리를 대폭 끌어올리고, 정책 결정 과정에 대한 행정의 신뢰성을 근본적으로 확보하겠다는 취지다. 

이는 업무의 이해도와 예측 가능성을 획기적으로 높여 정책 집행의 속도감을 끌어올리는 것은 물론, 정보 독점을 해소하고 자율적인 책임 행정을 구현하는 데 크게 기여할 것으로 기대된다. 시정 운영의 모든 과정을 숨김없이 공유하며 일하는 방식의 투명성을 대폭 강화하겠다는 양주시의 강력한 혁신 의지가 담겨 있다.

■ 아래에서 위로 흐르는 혁신, 결국 정답은 ‘소통’
양주시의 소통 중심 행정 개혁은 간부회의의 변화에만 머무르지 않는다. 시는 진정한 행정 혁신을 완성하기 위해서는 공직사회 하부를 지탱하는 실무 조직원들과의 양방향 소통이 선행되어야 한다고 판단해 ‘직원과의 대화’ 채널을 운영하고 있다. 

간부 중심의 수직적이고 일방적인 지시에서 벗어나, 최일선 현장에서 묵묵히 제 역할을 다하는 직원들의 목소리에 직접 귀를 기울이는 자리를 마련한 것이다. 

이 자리를 통해 직원들이 겪는 현장 행정의 고충과 공직생활에서 느끼는 고민들은 함께 해결책을 모색하고, 조직문화 개선을 위한 신선하고 창의적인 아이디어들은 격식 없는 소통 과정을 거쳐 실제 시정 정책 수립과 조직문화 개선에 반영될 예정이다. 

이 같은 상향식 소통은 경직된 조직문화에 활력을 불어넣는 것은 물론, 직원들의 근무 만족도를 높이고 소속감을 강화한다. 안에서부터 시작된 긍정적인 조직문화의 변화는 결국 민원인을 대하는 친절하고 적극적인 태도로 고스란히 나타나 대민 행정 서비스의 만족도를 한 단계 끌어올리는 원동력이 되고 있다. 

■  격식 깨야 시민이 보인다… 양주시 행정 혁신의 종착지
이처럼 아래에서 위로, 그리고 위에서 아래로 흐르는 양방향 소통 혁신은 양주시가 지향하는 ‘시민 중심 행정’의 강력한 뼈대가 되고 있다. 

정덕영 양주시장은 “행정에서 격식과 형식을 깨는 것은 결코 쉬운 일이 아니지만, 불필요한 절차를 걷어내야 비로소 시민의 목소리가 온전히 보이기 시작한다”며 “공직자가 보고서 작성보다 현장을 한 번 더 찾고, 직원들과 격의 없이 소통할 때 비로소 시민이 체감하는 진정한 행정 혁신이 완성될 것”이라고 강조했다.

행정이 혁신을 통해 시민과 더 가까워지고, 낭비 없는 효율성으로 시민의 소중한 시간과 예산을 아낄 때 지방자치는 진정으로 꽃을 피운다. 형식과 격식이라는 오랜 껍데기를 과감히 벗어던진 양주시의 실용 행정이 경기북부의 중심 도시로서 양주의 가치를 어떻게 높여갈지, 변화의 내일이 더욱 기대된다.